RUTINA IN SAMOUMEVNOST UBIJATA KREATIVNOST DOGODKOV

DEFINICIJA

Dolgčas: nezanimivo ali nevznemirljivo (Oxford slovar)
Kaj pa je definicija dolgčasa na dogodkih? To je občutek, ko se čas vleče in postane neznosno dolg. To je trenutek, ko smo ujeti na sredi vrste sedežev in ko ni nobene možnosti za pobeg iz duhamorne prezentacije, katere zaključek je že vnaprej predvidljiv.

IZHODIŠČE

Ko takole ždimo na dolgočasnih dogodkih, si potiho zagotovo zaželimo, da bi se teleportirali iz prostora, ki ga zaznamujeta mimobežnost in samoumevnost. Običajno se tolažimo, da tako pač mora biti, da je tako prav na dogodkih. Vse do trenutka, ko spoznamo, da obstaja tudi svet, ki ga zaznamujeta strast in dinamičnost. Zaradi dolgčasa in premalo izzivov, se veliko organizatorjev znajde pred težavo, kako pridobiti in zadržati udeležence. Bistveno vprašanje pa je, ali smo zares temeljito razmislili, kako ustvariti kakovosten in navdihujoč dogodek.

KONCEPT

Ko sem med obiskom Kopenhagna že drugič prekolesaril znamenito kolesarsko kačo (Cykelslangen), mi je postalo jasno, da danski koncept Meetovation izvira iz harmoničnega in izjemno usklajenega pogleda na svet, ki uvršča Dance med najbolj srečen narod na svetu. Mesto in Danci se poleg tega nenehno odzivajo na spremembe v okolju. Če se želiš resno lotiti problemov ekologije, je potrebno mestno središče zapreti za promet. V zameno ponujajo odličen javni promet in neverjetno urejene in povezane kolesarske steze. Te so široke kot vozni pasovi za avtomobile in funkcionirajo tudi pozimi, kar sem preizkusil na lastni koži. Nič nenavadnega ni, da se s kolesom voziš tudi 10 in 15 kilometrov.

Ideja Meetovation-a je postala jasna in kristalno čista. Kopenhagen morda ni najlepše mesto na svetu, vendar se skromni, a hkrati samozavestni Danci, vedno izkažejo z vsebino, ki uspe premagati formo. To velja tudi za dogodke, ki jih vešče transformirajo s fokusom na udeležencih in ne na razkošnih avdio-video efektih.

Vse, kar smo udeleženci pričakovali od konference, so organizatorji obrnili na glavo. Nastala je zgodba, ki je za vedno zaznamovala moj pogled na organizacijo dogodkov in se mi zložila v popolno sliko, ki sem jo kasneje dopolnil z lastnimi pogledi in izkušnjami. Tako se je rodila ideja za razvoj lastne metodologije, ki sem jo poimenoval “Power to the meetings”. Koncept Meetovation je namreč zbir priporočil in funkcionira kot inspiracija; naša metodologija pa je strukturirana na preprost in maksimalno uporaben način in vključuje različna orodja in tehnike za aktivacijo udeležencev.

NAMIGI IN ORODJA

Kaj se torej organizatorji dogodkov lahko naučimo od Dancev in kaj lahko takoj prenesemo v svoje delo in prakso, da bo naš dogodek nasprotje dolgočasnim dogodkom? Nekaj idej sem strnil v deset priporočil, ki jih lahko uporabite pri organizaciji vašega naslednjega dogodka.

1. Kjer je cilj, tam je pot: Vsak dogodek, ne glede na to, ali ga organiziraš prvič, desetič ali stotič, je potrebno organizirati z enako mero skrbnosti in natančnosti.
Ključno je, da najprej določimo cilj, komu je dogodek namenjen, se temu posvetimo in vse ostalo podredimo udeležencem dogodka.

2. Udeleženci so v prvem planu: Skrbno planiranje pomeni, da lahko za udeležence narediš najboljše v okviru finančnih možnosti, kraja, časa in okoliščin dogodka. To pomeni, da jim prilagodiš tudi programski del in jih ne obremeniš z nelogično obsežnim programom. Manj je v tem smislu zagotovo več.

3.Dvorane spreminjamo v dnevne sobe: Klasične kongresne dvorane so prva ovira pri ustvarjanju prijetne kongresne atmosfere. Če se sprijaznimo s stanjem povprečnih kongresnih dvoran, potem nam bodo ostale faze težko uspele. Prostor, kjer se dogaja srečanje, mora navdušiti na prvo žogo in pogosto ni potrebno veliko, da povsem dolgočasno kongresno dvorano, ki spominja na grobnico, spremenimo v prijeten prostor druženja.

4. Posebna prizorišča za posebne udeležence: Če se ozrete okoli sebe, boste v neposredni bližini takoj našteli vsaj nekaj res posebnih prizorišč. Odkrivanje tančice skrivnosti in ekskluzivnost prostorov so praviloma nagrajeni z velikim navdušenjem udeležencev. Ti se bolj pristno povežejo z lokalnim okoljem in ustvarjajo dinamiko dogodka.

5. Kulturna dediščina kot inspiracija: Zapuščina preteklosti, s katero živimo v sedanjosti, ima za kongresne udeležence izjemno vrednost. Pri tem se moramo izogibati folklorizmu oziroma vsemu, kar ni sestavni del življenja prebivalcev. Avtentičnost je osnovno pravilo pri kreiranju tega elementa programa.

6. Aktivirajte udeležence: Vrsto metod in tehnik, ki so predstavljene v nadaljevanju, lahko uporabite brez astronomskih investicij. Skozi igro (gamification) se definira in ustvarja prava vrednost za udeležence in organizatorje dogodkov.

7. Z njive na krožnik: Lokalna samooskrba pridobiva na pomenu. Čeprav vas bodo gostinci prepričevali, da je organizacija težavna, je v resnici organizacija lokalne oskrbe enostavna in stroškovno učinkovita. Vztrajajte na lokalni oskrbi, udeleženci to znajo ceniti.

8. Najboljša hrana za možgane: Možgani potrebujejo kvalitetno gorivo! Zdrave maščobe, antioksidante, ravno pravšnji odmerek ‘pravih’ ogljikovih hidratov. Takšne jedi zahtevajte od vašega cateringa, hotela ali gostilne.

9. Ritem dogodka: Glasba je pomemben del dogodkov, saj narekuje ritem in ustvarja harmonijo. Glasba je univerzalni jezik, na katerega se odzivamo spontano. Naučite se ustvarjati svoj specifičen “groove in beat” dogodka.

10. Ne delamo dogodkov, ampak pripovedujemo zgodbe: Zgodbe so od nekdaj združevale in navdihovale ljudi. Skozi zgodbe se učimo o življenju, vrednotah. Naučimo se jih vgrajevati v naše dogodke. Ko jih delimo z udeleženci, pripovedujemo o tem, kdo smo in za kaj si z dogodkom prizadevamo.

PRIPOROČILA

Pri iskanju poti iz zanke dolgočasnih dogodkov, vam lahko pomaga naslednja preprosta matrika, ki vam v desetih točkah daje odgovor ali je vaš dogodek dolgočasen ali vsebuje točke navdiha.