KONGRESNI URADI 4.0.

By admin on August 7, 2018

Skok v prihodnost kongresnih uradov

Strinjam se s trditvijo, da je napovedovanje prihodnosti precej nehvaležno početje. Predvsem zaradi kompleksnosti in heterogenosti celotne industrije. Temeljne razlike med javnimi, javno-zasebnimi in privatnimi kongresnimi uradi so sicer velike, vendar pa je poslanstvo večinoma enako. Izboljšati prepoznavnost dejavnosti in skozi učinkovito trženje omogočiti razvoj kongresnih destinacij.

V letošnjem letu smo opravili vrsto pogovorov z vodilnimi predstavniki industrije, ki jih običajno povprašamo tudi o prihodnosti kongresnih uradov. Najbolj zanimive ideje in predloge smo združili v deset trendov za razmislek in v premislek.

Preden jih začnemo naštevati pa velja citirati podatek IT velikana Oracle, ki je postregel s podatkom, da je po letu 2000 propadlo kar 52 odstotkov podjetij s seznama petsto največjih podjetij v ZDA – ker se niso ustrezno prilagodila digitalni dobi. Živimo v obdobju inflacije kongresnih uradov, ki delujejo v zelo konkurenčnem okolju in so po mojem mnenju pred vrsto izzivov, ki jih poganja hitra digitalizacija. Način dela kot ga poznamo danes namreč ni primerlljiv z delom pred desetimi leti. V nadaljevanju je zapisanih nekaj trendov, ključnih besed, pa tudi novih poklicev, ki bodo po mojem mnenju zaznamovali prihodnost kongresnih uradov.

1. Pametna specializacija

Obdobje, ko so se kongresne destinacije usmerjale na vsa kongresna tržišča je nedvomno mimo. Konkurenca je namreč tako velika, da je možna le pametna specializacija za enega od produktov, ki je destinaciji strateško pisan na kožo. Pametna specializacija ali grozdenje (staro ime za isto zgodbo) je način povezovanja in delovanja, ki se je izkazal za izredno koristno, v smislu ustvarjanja večje dodane vrednosti in izboljšanja konkurenčnosti sodelujočih partnerjev.

Keyword: Smart Specialisation
New profession: Cluster Coach

2. Coworking kultura

Kongresni uradi morajo ustvarjati ekosistem in podporno okolje za celotno kongresno skupnost. Zavedanje interesov skupnosti pred interesi posameznih članov bo srce delovanja uradov prihodnosti. Nova kultura temelji na sodelovanju, medsebojni pomoči in deljenju znanja, ne pa na lobiranju in elitizmu in prostozidarskih kongresnih ložah. Zapiranje meja in ustvarjanje nemogočih vstopnih pogojev je smrt za kongresne skupnosti prihodnosti.

Keyword: Coworking
New profession: Community manager

3. Inkubatorji lokalnih dogodkov

Pametne destinacije po modelu start-up pospeševalnikov vzpodbujajo nastajanje lokalnih dogodkov, ki so dolgoročno vezani na določeno destinacijo. S tem destinacija postaja neodvisna od trenutnih tržnih razmer na mednarodnem trgu. Pri izbiri in razvoju dogodkov bodo kongresnim uradom pomagali profesionalni Meeting Designerji, ki bodo z naborom orodij sposobni prepoznati projekte z veliko dodano vrednostjo.

Keyword: Events Incubator
New profession: Meeting Designer

4. Off the beaten track marketing

Največji požiralec prostega kapitala za inovativno trženje so veliki poslovni dogodki. Zdi se, da so kongresne destinacije postale talci izjemno dragega formata trženja. Trženje tega tipa poganja ego, v smislu obvezne prisotnosti zaradi gradnje imidža v obliki razkošnih stojnic. Če zelo dobro poznaš svojo ciljno skupino, so že danes na voljo številne bolj učinkovite trženjske poti na direktni, gverilski in digitalni pogon.

Keyword: Off the beaten track marketing
New profession: Chief Strategy Officer

5. Kongresni uradi kot medijske hiše

Ključna kompetenca kongresnih uradov je priprava kredibilnih, kakovostnih in zabavnih informacij za svoje partnerje in potencialne naročnike. Kot redki vir neodvisnih informacij se ta funkcija odlično ujema z novo medijsko realnostjo v svetu. Velika prednost takšnega razmišljanja je v učinkoviti gradnji odnosov s kupci, ki ga ne more nadomestiti nobeno drugo marketinško orodje na področju B2B trženja.

Keyword: Content Marketing
New profession: President of Content

6. Crowdselling komunikacijska omrežja

Pametni kongresni uradi že danes razvijajo lastna distribucijska omrežja, preko katerih komunicirajo s potencialnimi kupci. Osnova za to je dobra baza podatkov o kupcih, ki je nadgrajena z dobro podprtim digitalnim trženjem. V sistem so po principu platform za množično financiranje vključeni vsi deležniki na destinaciji, kar ustvarja svojerstno crowdselling komunikacijsko platformo.

Keyword: Crowdselling communication
New profession: Interventionist

7. Pop-up kongresni uradi

V prihodnosti se bodo pojavljali časovno omejeni Pop-Up Kongresni uradi, ki se bodo vzpostavili za krajši čas in projektno. Njihovo delovanje ne bodo omejevali visoki fiksni stroški, njihov cilj pa bo izrazito projektno naravnan. Na določenih destinacijah bodo predstavljali resno konkurenco klasičnim uradom.

Keyword: Pop-Up Convention Bureau
New profession: Fusionist

8. Kongresni Start-up pospeševalniki

Pospeševalci start-up podjetij povezanih s kongresno industrijo so sestavni del zgodbe o destinacijskem uspehu. Podjetniško mentorstvo, coworking prostori, zagonski kapital za nove kreativne PCO, DMC, Incentive agencije. Vse to lahko pospeši razvoj kongresne destinacije in bo kmalu postalo realnost tudi naše industrije za nov razvojni preboj.

Keyword: MICE Start-Ups
New profession: Start-up architecht

9. E-logistika in odprte sistemske rešitve

Računalništvo v oblaku, odprti in množični podatki, internet stvari in internet prihodnosti, vgrajeni pametni sistemi, pametni kongresni centri, …. vse to postaja realnost naše industrije, ki jo vedno bolj poganja e-logistika.

Keyword: E-logistics
New profession: Data specialist

10. Kreativna vozlišča

Uradi prihodnosti bodo postali kreativna vozlišča, ki bodo poganjala inovacije in kompetenost partnerjev in ne velikost kongresnih kapacitet. Pri tem so vrednote odprtost, vključevalna skupnost, povezanost in vpletenost v različna lokalna in globalna, politična in družbena omrežja s podobnim razmišljanjem.

Keyword: Creative Hubs
New profession: Creative thinkers

Kar nekaj uradov po Evropi se že počasi usmerja v zapisani smeri. Pri tem prednjačijo skandinavske destinacije. Veliko uradov pa je po strukturi, znanju in uporabi tehnologij še globoko v analogni dobi. Zato navajamo še nekaj področjih, ki so jih naši sogovorniki izpostavili kot nujne, za takojšen prehod iz analogne v digitalno dobo.

STRUKTURNA PODROČJA

PIECE TOGETHER
Temelj za uspešen prehod v fazo 4.0 je zagotovitev ustrezne strukture in infrastrukture vašega Kongresnega urada. Skozi pogovore je bilo izpostavljenih 5 strukturnih področij, ki so osnova za kakršenkoli nadaljni razvoj destinacije:

1. Transparentnost članstva: Jasni vstopni pogoji za vstop v Kongresni urad, ki temeljijo na merljivih in primerljivih kriterijih.

2. Zagotavljanje kakovosti: Skozi transparentno standardizacijo članov se zagotavlja ustrezna kakovost kongresne ponudbe.

3. Neodvisno predstavljanje destinacije: Nudenje nevtralnih, objektivnih in strokovnih informacij o kongresni ponudbi.

4. Upravljanje destinacije: Skrb za nosilno sposobnost destinacije in ravnovesje poslovnih ciljev članov in javnim interesom.

5. Fair trade: Objektivno in pravično posredovanje med kupci in ponudniki kongresnih zmogljivosti.

MARKETINŠKA PODROČJA

FORWARD THINKING
Med neštetimi destinacijami na področju kongresnega turizma je prepoznavnost ključna konkurenčna prednost Kongresni organizatorji nimajo prav nobene možnosti, da nas prepoznajo kot pravo izbiro, če nas ne ločijo od ostalih destinacij.

Praktično vse kongresne destinacije se krčevito borijo za pozornost kongresnih kupcev. Vrhunska storitev se danes razume sama po sebi, za nakup pa se bo odločil če bo destinacija drugačna od drugih in če za njim stoji zgodba. Kongresni organizatorji kupujejo življenski slog in zato morate že danes nemudoma začeti z marketinškimi aktivnostmi, ki vas bodo ohranile v igri.

Marketing Must Do's:

1. Big data marketing: Ker delujemo na med organizacijskem trgu je zbiranje podatkov o kuopcih prvi korak, da s trženjem sploh lahko začnete. Podatke o kupcih morate sistematično zbirati na vseh točkah kjer z njimi prihajate v stik.

2. Content marketing: S pomočji vsebinskega marketinga boste kongresnim organizatorjem ponudili zgodbe o vaši destinaciji, ki so za njih pomembne. Posledično vas bodo kupci nagradili z zvestobo in nakupom.

3. Content marketing platfroms: Vsebinskemu marketingu mora biti prilagojen celoten digitalni marketinški ekosistem. Za začetek to vključuje napredno spletno odprto kodno sidro, responsive design, temeljito analitiko in integracijo z družabnimi omrežji.

4. Social media marketing: Družabna omrežja in vsebinski marketing sta danes zmagovalni par, saj so ojačevalci vaših kongresnih zgodb. Presenetljivo veliko destinacij je na tem področju popolnoma pasivnih ali celo nekativnih.

5. Direct marketing: Na bazi zapisanih aktivnosti je mogoče izvajati vrsto aktivnosti direktnega trženja, ki preizkušeno delujejo na B2B trgu.

Pogosto me sprašujejo kako si predstavljam kongresni urad prihodnosti. Običajno jim povem da se lahko začnemo učiti pri najuspešenjših izvoznih podjetjih, ki veliko vlagajo v nova znanja in izdelke. Če zmores prodati bolj kakovost in vrednejši storitev, so kupci bolj zadovoljno, s tem pa je tudi zaslužek večji.

Brez zapisanih osnovnih aktivnosti boste kot Kongresni urad danes zelo težko preživeli na trgu. Predvsem pa morate znati poslušati in imeti lastno idejo. Kongresna industrija se nepovratno spreminja. Meeting design thinking prodira vse globje in spreminja kulturo dogodkov in destinacij. Zato je potrebno že danes začeti razmišljati o novih poslovnih modelih za prihodnost.