KAKO SMO USPEŠNO PRIDOBILI KONGRES APIMONDIA
Primer kongresne kandidature Apimondia 2003
Svojo kariero rad delim na petletke, ki jih običajno zaznamuje kakšen večji kongresni projekt. Milenijski prehod je vsaj zame zaznamovala priprava kongresa Apimondia 2003. Predstavljal je krono mojega dela v Cankarjevem domu, kjer sem se naučil in izuril v kongresni organizaciji.
Ko se je v polni Gallusovi dvorani Cankarjevega doma začela slavnostna otvoritev 38. mednarodnega čebelarskega kongresa Apimondia, sem vedel, da nam je uspelo. Na kongresu se je zbralo prek 1.100 znanstvenikov in strokovnjakov iz čebelarstva.
Presenetil nas je obisk na razstavi, interes za čebelarski turizem, najbolj pa odziv na slogan “Čebelarjenje kot način življenja”, ki je brezčasno govoril o spošljivem odnosu do narave in družbe. Danes temu pravimo zeleni turizem, trajnostni turizem in še marsikaj.
S časovne distance je kongres po mojem mnenju uspel zaradi treh ključnih dejavnikov:
1. Zaradi neizmerne energije tedanjega predsednika Čebelarske zveze Slovenije Lojzeta Peterleta, ki je znal povezati čebelarje, gospodarstvo in politiko v dobro delujoč organizacijski odbor. Ob boku mu je operativno stal Franc Šivic, ki je obvladal mednarodni čebelarski parket. Pri tem je izjemno vlogo odigral še pokojni dr. Janez Poklukar, ugleden svetovno znan čebelarski strokovnjak, raziskovalec in srčni čebelar, ki je za stroko dal vse in je z znanstevnim ugledom prispeval k uspehu projekta. Takšen trio je bil z današnje perspektive nepremagljiv.
2. Apimondia je za kongres iskala lokacijo, ki bi omogočila stik združenja z največjim čebelarskim bazenom v Evropi – Vzhodno Evropi. V tem obdobju je bila Slovenija geostrateško odlična izbira. Potrditev tega je bila odlična udeležba in nenazadnje tudi izjemen finančni rezultat kongresa.
3. Za projektom je stala profesionalna kongresna ekipa Cankarjevega doma. To je bil v tistih časih nekakšen “dream team” slovenske kongresne industrije, ki je povezoval najboljše sttrokovnjake s področja financ, kongresne logistike in izvedbe projektov. Brez takšne ekipe s široko paleto znanj in občutkom za detajle, se projekta ne bi dalo izpeljati na tako visoki kakovostni ravni.
Danes me je poklical kolega iz takratnega “dream tima” in mi sporočil, da Čebelarska zveza skupaj s Celjskim sejmom kandidira za Svetovni kongres Apimondia 2021. Glavno konkurenco predstavlja ruska Ufa, ki z intenzivno kampanjo promovira destinacijo. Bitka bo potekala konec septembra letos na 45. kongresu Apimondije v Istanbulu. Obe kandidaturi si lahko pogledate na spletnih straneh.
Kandidature sem se razveselil in vsak podvig takšne vrste je potrebno podpreti. Drži pa tudi, da je priprava kongresnih kandidatur strokovno zahtevno delo, ki povezuje različne strokovnjake s področja marketinga, komuniciranja, lobiranja in financ.
Ob tej priložnosti zato delim še nekaj svojih nasvetov in namigov, ki so svetovno čebelarsko zvezo leta prepričali, da je kongres Apimondia 2003 zaupala Sloveniji.
Prvih 5 nasvetov
1. Razumevanje pogojev kandidature
Organizacije kot je Apimondija imajo kongresne kandidature dobro razdelane. V rimskem sekretariatu se s tem področjem ukvarja eden od legendardnih bratov Janonni, ki zelo dobro razume in pozna svetovno kongresno industrijo. V kandidaturi za kongres 2003 smo zelo dobro odgovorili na takratne potrebe Apimondije. Proučitev pravil pa vključuje tudi izmenjavo izkušenj in dobrih praks s predhodnimi uspešnimi kandidati.
2. Potencial rasti in učinki kongresa
Na področju čebelarstva lahko govorimo tudi o industriji, z zelo močnimi izvoznicami Kitajsko, Argentini, Mehiko in Turčijo. Znotraj Evrope pa so močne pridelovalke Nemčija, Španija, Grčija, Francija, Italija in države Vzhodne Evrope. Apimondia zastopa interese vseh članic, zagotovo pa nanjo vplivajo tudi interesi najmočnejpih držav. V času naše kandidature je bil potencial rasti in dolgoročnih učinkov kongresa izjemno pomemben. Kongres 2003 je Apimondiji omogočal dostop do trgov Vzhodne Evrope, Balkana, kar je predstavljajo win win situacijo.
3. Benefits vs features
V kandidaturi smo zelo jasno predstavili koristi kongresa za čebelarje, znanost, splošno javnost in Apiminodijo. Na tej točki po naših izkušnjah pade veliko kandidatur, saj največkrat naštevajo tehnične podrobnosti o destinaciji kot so pomembni dosežki lokalne industrije, kvadrartni metri razstavnih površin, število čebelarjev in podobno. Bolj pomembno je naštevavanje dejanskih koristi za udeležence in za združenje kot npr. strokovni potencial in pridobivanje niovega znanja, udeležba na čebelarskih izletih, druženje s kolegi, spoznavanje najnovejših tehmnologij čebelarjenja, itd.
4. Finančna predkalkukacija
Konzervativna finančna predkalkulacija je bila temelj za kasnejši uspeh kandidature. To politiko in strogo kontrolo stroškov je cenila tudi Apimondija, saj je bila garancija za uspešen projekt. Pomemben faktor pa so predstavljale reference CD-ja in članstvo v združenju IAPCO in ICCA. Seka Per, ki je vodila finance projekta je obvladala vodenje podobnih projektov do zadnje podrobnosti in projekt smo zaključili z velikim dobičkom.
5. Razlikovanje od konkurence
Vsaka kandidatura naj bi se razlikovala od konkurenčnih. Idejni avtor zgodbe “Čebelarjenje kot način življenja” je bil svetovljanski Franc Šivic, ki je zelo dobro razumel pomen čebelarjenja za človeštvo. Trajnostna paradigma se je v naši kandidaturi tako razlikovala od konkurence, da je osupnila svetovno čebelarsko sceno. G. Šivic je vse skupaj podprl s pristnimi zgodbami in vrhunsko fotografijo, kar je v kreativni izvedbi projekta dodalo piko na i.
6. Logistika in nosilna kapaciteta destinacije
Kongres Apimondija sodi danes med večje kongrese, ki jih zaradi števila udeležencev in velike spremljevalne razstave ne more gostiti vsaka destinacija. Po Ljubljani so svetovno kongres tudi zaradi tega v glavnem gostila velika mesta in prestolnice Dublin, Melbourne, Montpellier, Buenos Aires, Kiev, Dajjeon in letos Istanbul . V času kandidature je Ljubljana predstavljala idealno razmerje med velikostjo kongresnega centra, letalsko dostopnostjo, hotelskimi namestitvami in dodatno ponudbo mesta. Ta kriterij je na lestvici prioritet Apimondije zelo visoko.
7. Podpora lokalne turistične industrije
Lokalna turistična industrija je običajno združena v kongresni urad. Ob podpori urada je takšna kandidatura precej lažja. Pri sami pripravi kandidature je Turizem Ljubljana odigral ključno vlogo pri pripravi kandidaturi. Zagotovil je tudi pomoč na vseh predhodnih kongresih od Durbana do Vancouverja. K uspehu pa je dodatno prispeval odličen branding mesta.
8. X-faktor: Mreženje in lobiranje
Dejstvo, da je projekt vodil bivši predsednik slovenske vlade Lojze Peterle je odpiralo številna vrata. Težko si predstavljam, da bi kongres lahko uspel brez njegovega sodelovanja na področju mreženja in lobiranja. Sam je prevzel tudi breme promocije na predhodnih kongresih. Svoje čebelarske kolege je znal nagovoriti, prepričati in navdušiti. Z današnje perspektive je bila to eden od ključnih faktorjev uspešnosti naše kandidature.
9. Profesionalna ekipa Cankarjevega doma
Vrhunska ekipa CD je zelo dobro obvladala pripravo kongresnuh kandidatur. Združevala je strokovnjake s področja marketinga, financ in taktične izvedbe kongresnih projektov. Pri tem smo neposredno sodelovali s Turizmom Ljubljana in znali oblikovati vrhunsko zgodbo. Profesionalizem ekipe je veliko prispeval k končnemu uspehu slovenske kandidature.
10. Politika Apimondije
Dr. Janez Poklukar in Franc Šivic sta imel v času naše kandidature zelo dober odnos z vodstvom Apimondije, še posebej z večnim sekretarjem Riccardom Jannonijem. Večkrat smo ga povabili v Slovenijo in mu pokazali naše prednosti. Veliko je pomagal osebni odnos s takratnim predsednikom zveze. Ključno vlogo je odigral pozitiven odnos z vsemi takratnimi člani Executive Boarda Apimondije. Mnogi so v času kandidature postali prijatelji Slovenije po strokovni in čisto človeški plati. Med njimi še posebej današnji predsednik Apimondije Irec Philip McCabe s katerim se pogosto osebno srečujem na kongresnem parketu po svetu.
Izkušnje so pokazale, da je premajhne čevlje zelo težko raztegniti. Pogosto si v veliki želji po dogodku obujemo prevelike. Takšnih primerov je tudi v Sloveniji kar nekaj. Najbolj tipičen primer pa je kandidatura za Univerzijado v Mariboru.
V času naše kandidature so nam šle na roko razmerev v Evropi, pa tudi drugačen čut za skupnost in tovarištvo, ki je danes bolj redko. Gnala nas je tudi želja po uveljavitiv mlade države Slovenije in čebelarstva v družbi. Entuziazem ekipe, je bilo nemogoče plačati zgolj z denarjem.
Če imajo vlagatelji slovenske kandidature 2021 pozitivne odgovore in rešitve za vse zapisane točke pa ne dvomim v njihov uspeh. Želim jim veliko sreče v Istanbulu in držim pesti, da bo Apimondija 2021 ponovno v Sloveniji.
