GORAZD ČAD
LJUBLJANA, SLOVENIA

Je dolgoletni zasvojenec s kongresnim turizmom. Kot ustanovitelj in lastnik marketinške in kongresne agencije Toleranca Marketing ima večletne izkušnje pri načrtovanju, pripravi in izvedbi velikih mednarodnih kongresnih projektov v sodelovanju z uglednimi tujimi in slovenskimi znanstveniki, zdravniki in inštitucijami. Je izkušen svetovalec za uspešen marketing kongresnih centrov in poslovnih dogodkov ter ustanovitelj in urednik vodilne revije na področju kongresne industrije v regiji imenovane Kongres Magazine.

RECENT POSTS
CONVENTA SREČA-nja

NOČEMO DOLGOČASNIH DOGODKOV

By on August 22, 2018

Metodologija za ustvarjanje nepozabnih dogodkov

Na dogodkih si praviloma želimo navdušenih in ne zgolj zadovoljnih udeleženev. Moč dogodkov se skriva v dejavnem soustvarjanju in stiku udeležencev z idejo avtorjev in ustvarjalcev dogodka. Kreativni trenutek, ko se med udeleženci in ustvarjalci dogodka zaiskri od pozitivne energije je omejen in prav zato zahteva pozorno planiranje.

Proces načrtovanja dogodkov smo v naši agenciji poimenovali “Power to the meetings”. Tudi pri dogodkih potrebujemo zelo trdno okostje za dobro kompozicijo dogodka. Metodologija, ki jo uporabljamo, temelji na dolgoletnih izkušnjah in je navdihnjena z dansko metodologijo Meetovation. Za razvoj pozitivne izkušnje udeležencev sledimo logičnim fazam, ki jih s pomočjo različnih orodij integriramo v vsak dogodek, pri čemer sledimo določenim pravilom, ki se jih moramo obrtniško priučiti.

1. CONTENT / ZGODBA

Skrivnost in bistvo dogodkov ostajajo dobre zgodbe. Najboljše so preproste, jasne in iskrene. Osnovna zgodba mora udeležence zagrabiti že ob prvem stiku, saj nagovarja dušo in srce. Zgodbe so tiste, ki ločijo kongresne logiste od kongresnih arhitektov. Prvi so pristaši uhojenih poti, drugi iščejo in ustvarjajo nekaj novega, strastnega in zanimivega.

2. PARTICIPANT JOURNEY / IZKUŠNJA UDELEŽENCA

V tej fazi si konceptualno zamislimo uporabniško izkušnjo udeleženca dogodka. Po korakih vodimo udeleženca skozi vse izkušnje, ki so zapisane v obliki scenarija. Vanj vključimo tudi uporabniško izkušnjo na področju komuniciranja.Scenarij na koncu testiramo na skupini testnih udeležencev.

3. BRANDING / ZNAMČENJE DOGODKA

Branding je orodje izgradnje prepoznavnosti dogodka s pomočjo imena, grafične podobe in simbolov kot nekakšen prstni odtis željene identitete dogodka. Je del identite, kot so ga razumeli ali dekodirali udeleženci in predstavlja zelo pomemben del razvoja dogodka. Rezultat domišljenega brandinga je ugled, kot konkretno merilo branda in imidža dogodka.

4. RHYTM / RITEM DOGODKA

Z ritmom grupiramo dele dogodka v smiselno časovno zaporedje. Namesto tonov uporabljamo programske sklope z večjo in manjšo pozornostjo udeležencev. Ljudje na ritem reagiramo nagonsko, zato je razmišljanje o ritmu dogodka ena od elementarnih nalog organizatorja dogodka.

5. CREATIVE SETUP / VIZUALIZACIJA DOGODKA

Vzpostaviti je potrebno primerno okolje, da na dogodku steče debata med udeleženci, predavatelji pa so predvsem motivatorji in provokatorji. Različni modeli ureditve prostorov kot so “open space”, “open fishbowl” ali “word caffe” bodo takoj izboljšali komunikacijo in jo spravili na precej višji nivo kot v klasični razred postavitvi. Izkušnje v sodelovanju z arhitekti vizualiziramo in pripravimo za izvedbo.

6. SPEAKERS MANAGEMENT / PRIPRAVA PREDAVATELJEV

Kot organizatorji moramo dobro poskrbeti za predavatelje. V ospredju ni samo prenos znanja in izkušenj. Pomembno je, da v svoje delo vključijo elemente interakcije z udeleženci. Glede na cilje dogodka priporočamo različne formate prezentacij (PechaKucha, Tedx, elevator pitch,..). Sestavni del te faze je zagotovitev primernega moderatorja dogodka.

7. CO-CREATION / AKTIVNA UDELEŽBA

Največ se naučimo, če nekaj naredimo sami. Po našem mnenju je pogoj za aktivno sodelovanje udeležencev uporaba metode izkustvenega učenja. Pred tem moramo raziskati in dobro poznati potrebe udeležencev. Ta del projekta zahteva skrbno načrtovanje, pri čemer izhajamo iz vsebine, ki jo tudi s pomočjo različnih metod (delavnice, hand zone) in tehničnih pripomočkov približamo udeležencem (Sli.do).

8. AUTHENTICITY / PRISTNO VZDUŠJE

Pristno je vse tisto, kar je avtentično. Vsi radi iščemo in izumljamo enkratna doživetja, ki niso prav nič drugega kot avtentične in rahlo nostalgično začinjene zgodbe. Pristna kulinarika, avtentična glasba, posebna zgodovinska prizorišča in kulturna zgodovina so jedro vsakega dobrega dogodka od incentivov do velikih kongresov. Udeleženci se radi vračajo nazaj k naravi, plačujejo za spoznavanje avtentičnega načina življenja, občutkov, vonjev in prostorov.

9. GREEN THINKING / ZELENA SREČANJA

Naša agencija je avtor priporočil za organizacijo zelenih srečanj, ki jih kot standard uporablja Kongresni urad Slovenije. Naročnike vzpodbujamo, da skupaj načrtujemo, izvedemo in po zaključku ocenimo ukrepe. Trajnostne ukrepe uveljavljamo pri izbiri prizorišč, prevoza udeležencev, prehrane udeležencev, komunikacije z udeleženci, materialov za udeležence in tehnični izvedbi dogodka.

10. ROI / DODANA VREDNOST

Udeležba na dogodkih je pod drobnogledom, marketinški proračuni se krčijo in direktorji zahtevajo maksimalen ROI. Tisto, česar ne moreš meriti, ne moreš upravljati, Zato z usmerjenimi anketami med deležniki redno preverjamo zadovoljstvo ključnih deležnikov.

Na strani udeležencev se vse začne z jasnimi cilji in pričakovanji. Če ni ciljev, je lahko vse dobro. Postavitev ciljev je na prvem mestu, saj šele potem lahko izmerimo, kaj smo zares dosegli. Pomemben del zagotavljanja visoke donosnosti je tudi splošen občutek kakovosti.

Energetska začimba: ROCK’N’ROLL

Uspešni organizatorji dogodek organizirajo z veliko ljubezni, in pozitivne energije. Znati je potrebno poskrbeti za pretok energije med organizatorji in udeleženci, med predavatelji in publiko, med sponzorji in udeleženci. Kongresne prostore urediti pretočno, kot na rockovskih festivalih ali velikih letališčih. Predvsem pa do dobre energije pridemo, če obvladujemo tri osnovne elemente dogodkov. Prvi je element presenečenja. Nekateri ga imenujejo tudi prvi vtis. Drugi del je danes še kako pomembna komunikacija, ki pred, med in po dogodku prenaša energijo vse tja do hibridnih socialnih višav moderne komunikacije. Tretja pa je učinkovita dramaturgija, ki vključuje scenografijo ambienta, postavitev odra, design dvoran, luč in za rokerje tudi prave rokerske kongresne rife ali drugače: vsak dogodek mora imeti svojo barvo zvoka.

TAGS
RELATED POSTS

LEAVE A COMMENT

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.