NOČEMO DOLGOČASNIH DOGODKOV

Skrivnost in bistvo dogodkov ostajajo dobre zgodbe. Najboljše so preproste, jasne in iskrene. Osnovna zgodba mora udeležence zagrabiti že ob prvem stiku, saj nagovarja dušo in srce. Zgodbe so tiste, ki ločijo kongresne logiste od kongresnih arhitektov. Prvi so pristaši uhojenih poti, drugi iščejo in ustvarjajo nekaj novega, strastnega in zanimivega.

V tej fazi si konceptualno zamislimo uporabniško izkušnjo udeleženca dogodka. Po korakih vodimo udeleženca skozi vse izkušnje, ki so zapisane v obliki scenarija. Vanj vključimo tudi uporabniško izkušnjo na področju komuniciranja.Scenarij na koncu testiramo na skupini testnih udeležencev.

Branding je orodje izgradnje prepoznavnosti dogodka s pomočjo imena, grafične podobe in simbolov kot nekakšen prstni odtis željene identitete dogodka. Je del identite, kot so ga razumeli ali dekodirali udeleženci in predstavlja zelo pomemben del razvoja dogodka. Rezultat domišljenega brandinga je ugled, kot konkretno merilo branda in imidža dogodka.

Z ritmom grupiramo dele dogodka v smiselno časovno zaporedje. Namesto tonov uporabljamo programske sklope z večjo in manjšo pozornostjo udeležencev. Ljudje na ritem reagiramo nagonsko, zato je razmišljanje o ritmu dogodka ena od elementarnih nalog organizatorja dogodka.

Vzpostaviti je potrebno primerno okolje, da na dogodku steče debata med udeleženci, predavatelji pa so predvsem motivatorji in provokatorji. Različni modeli ureditve prostorov kot so “open space”, “open fishbowl” ali “word caffe” bodo takoj izboljšali komunikacijo in jo spravili na precej višji nivo kot v klasični razred postavitvi. Izkušnje v sodelovanju z arhitekti vizualiziramo in pripravimo za izvedbo.

Kot organizatorji moramo dobro poskrbeti za predavatelje. V ospredju ni samo prenos znanja in izkušenj. Pomembno je, da v svoje delo vključijo elemente interakcije z udeleženci. Glede na cilje dogodka priporočamo različne formate prezentacij (PechaKucha, Tedx, elevator pitch,..). Sestavni del te faze je zagotovitev primernega moderatorja dogodka.

Največ se naučimo, če nekaj naredimo sami. Po našem mnenju je pogoj za aktivno sodelovanje udeležencev uporaba metode izkustvenega učenja. Pred tem moramo raziskati in dobro poznati potrebe udeležencev. Ta del projekta zahteva skrbno načrtovanje, pri čemer izhajamo iz vsebine, ki jo tudi s pomočjo različnih metod (delavnice, hand zone) in tehničnih pripomočkov približamo udeležencem (Sli.do).

Pristno je vse tisto, kar je avtentično. Vsi radi iščemo in izumljamo enkratna doživetja, ki niso prav nič drugega kot avtentične in rahlo nostalgično začinjene zgodbe. Pristna kulinarika, avtentična glasba, posebna zgodovinska prizorišča in kulturna zgodovina so jedro vsakega dobrega dogodka od incentivov do velikih kongresov. Udeleženci se radi vračajo nazaj k naravi, plačujejo za spoznavanje avtentičnega načina življenja, občutkov, vonjev in prostorov.

Naša agencija je avtor priporočil za organizacijo zelenih srečanj, ki jih kot standard uporablja Kongresni urad Slovenije. Naročnike vzpodbujamo, da skupaj načrtujemo, izvedemo in po zaključku ocenimo ukrepe. Trajnostne ukrepe uveljavljamo pri izbiri prizorišč, prevoza udeležencev, prehrane udeležencev, komunikacije z udeleženci, materialov za udeležence in tehnični izvedbi dogodka.

Udeležba na dogodkih je pod drobnogledom, marketinški proračuni se krčijo in direktorji zahtevajo maksimalen ROI. Tisto, česar ne moreš meriti, ne moreš upravljati, Zato z usmerjenimi anketami med deležniki redno preverjamo zadovoljstvo ključnih deležnikov.

Na strani udeležencev se vse začne z jasnimi cilji in pričakovanji. Če ni ciljev, je lahko vse dobro. Postavitev ciljev je na prvem mestu, saj šele potem lahko izmerimo, kaj smo zares dosegli. Pomemben del zagotavljanja visoke donosnosti je tudi splošen občutek kakovosti.